Маркировка «Честный знак» на складе: ввод в оборот, поэкземплярный учёт, коды в 1С

Что такое маркировка и код Data Matrix

«Честный знак» — государственная система маркировки и прослеживаемости товаров. На каждую единицу маркированного товара наносят код Data Matrix — квадратный двумерный штрихкод. Код уникален: по нему система знает, кто произвёл или ввёз товар, кому его продали и где он сейчас.

Код маркировки состоит из двух частей. Код идентификации — это код товара (GTIN) и серийный номер единицы. Код проверки — криптографическая часть, которая защищает код от подделки. В документах между компаниями указывают только код идентификации, а полный код нужен, например, кассе при продаже («Честный знак»).

Для склада главное следствие простое: товар больше нельзя учитывать только количеством. У каждой единицы есть «паспорт», и система ждёт, что компания знает, какие именно коды она получила, хранит и отгрузила.

Ввод в оборот: кто и когда это делает

Ввод в оборот — это сообщение в «Честный знак», что конкретная единица с кодом выпущена на рынок и её можно продавать. До ввода в оборот код существует, но товар с ним продавать нельзя.

Вводит товар в оборот тот, кто выпускает его на рынок:

• производитель в России — после того как нанёс коды на продукцию;
• импортёр — при ввозе товара;
• владелец немаркированных остатков — когда маркирует остатки, если для его товарной группы такое разрешено.

У производителя порядок обычно такой: карточка товара в Национальном каталоге → заказ кодов маркировки → нанесение кодов на упаковку или этикетку → отчёт о нанесении → ввод в оборот. Этот же путь проходят остатки: например, для спецодежды и СИЗ его нужно пройти до 30 ноября 2026 года (Контур.Маркировка).

Оптовому складу и дистрибьютору вводить товар в оборот не нужно, если он купил его у российского поставщика: коды уже в обороте. Его задача — правильно принять коды от поставщика и правильно передать их покупателю.

Поэкземплярный и объёмно-сортовой учёт

Когда товар переходит от одной компании к другой, продавец отправляет универсальный передаточный документ (УПД) через оператора электронного документооборота (ЭДО). Вопрос в том, что написано в этом УПД.

Поэкземплярный учёт простыми словами — это учёт каждой единицы по её коду на всём пути от производителя до покупателя. Коды считаются переданными покупателю только после того, как УПД подписали обе стороны. Если продать товар до подписания, система увидит продажу «не владельцем». Если в УПД указан код короба или паллеты, покупателю переходят все коды, собранные внутри («Честный знак»).

Одежда и обувь работают по поэкземплярному учёту с 2022 года (Truemark). С 1 марта 2026 года на него перешли ещё шесть товарных групп, в том числе безалкогольные напитки, безалкогольное пиво, ветеринарные препараты, медицинские изделия и дезинфицирующие средства (Астрал). До конца 2026 года список расширяется дальше, а сроки иногда переносят — перед планированием сверяйтесь с календарём маркировки на сайте «Честного знака».

Как коды маркировки попадают в 1С

Путь кодов в учётную систему зависит от того, кто вы в цепочке.

Если вы покупаете товар. Коды приходят вместе с входящим УПД от поставщика через ЭДО. 1С загружает документ с кодами, а склад при приёмке сканирует Data Matrix на товаре и сверяет их с документом. Если коды совпали — УПД подписывают, и коды переходят к вам. Если нет — расхождение отражают в документе и решают с поставщиком.

Если вы производите товар или маркируете остатки. Коды заказывают в «Честном знаке» — из личного кабинета или из учётной системы через сервис заказа кодов, если он подключён. Полученные коды печатают на этикетках и наносят на товар, после чего подают отчёт о нанесении и вводят товар в оборот.

Если коды уже есть в личном кабинете. Во многих учётных системах и сервисах маркировки список кодов можно выгрузить из личного кабинета файлом и загрузить обработкой. Как именно — зависит от конфигурации 1С и оператора ЭДО.

Во всех трёх случаях 1С знает, какие коды должны быть. Но ни один из этих путей не отвечает на вопрос склада: где физически лежит единица с конкретным кодом и та ли это единица, которую кладовщик сейчас кладёт в коробку.

Что меняется на складе

Маркировка добавляет к каждой складской операции один вопрос: «какие именно коды?».

• Приёмка. Нужно не только посчитать коробки, но и проверить, что коды на товаре совпадают с кодами в УПД. Без сканера, который читает Data Matrix, это не сделать.
• Размещение и хранение. Если склад не знает, в какой ячейке лежит единица с нужным кодом, при отгрузке её ищут по всему складу или берут «любую такую же» — и код в документе расходится с товаром.
• Отгрузка. В исходящий УПД должны попасть коды тех единиц, которые реально уехали к покупателю. Ошибка кладовщика превращается в расхождение у покупателя и в «Честном знаке».
• Инвентаризация. Пересчитать недостаточно: нужно понять, каких кодов не хватает и какие лишние.
• Возвраты и брак. Код возвращённой или списанной единицы тоже должен пройти по документам, иначе остаток в системе разойдётся с полкой.

Поэтому маркировку на складе обычно решают сканированием на ТСД (терминалах сбора данных): кладовщик сканирует код в момент операции, а не переносит списки в таблицу.

Сроки 2026 года и ответственность

За оборот товара без обязательной маркировки юрлицу грозит штраф от 50 до 300 тыс. ₽ с конфискацией товара (ч. 2 ст. 15.12 КоАП РФ). Если код не числится на балансе продавца, касса не даст продать товар (Астрал).

Сроки и требования проверены 25.09.2026. Правила маркировки меняются несколько раз в год — дата обновления статьи стоит под заголовком.

Чек-лист: готов ли склад к работе с кодами

• Вы знаете, какие ваши товарные группы маркируются и с какой даты.
• Подключён ЭДО, который передаёт УПД с кодами маркировки.
• Учётная система умеет принимать коды из входящих УПД и передавать их в исходящих.
• Сканеры или ТСД на складе читают двумерные коды Data Matrix.
• Решено, где проверяются коды: сразу на приёмке или позже.
• Склад знает, в какой ячейке лежит единица с конкретным кодом.
• Есть порядок действий, если код есть в документе, но нет на товаре, и наоборот.
• Проверены немаркированные остатки и срок их маркировки для вашей товарной группы.

Если три и больше пунктов не отмечены — начните с них до того, как расхождения появятся у покупателей.